É válido mencionar que apenas o tempo e a experiência nos garantirão um evento com o mínimo de erros, ou então, sem eles. Por isso, é necessário sempre estar apto e pronto a receber conselhos e sugestões daqueles que a tempos já trabalham, por exemplo, com o setor de eventos.
Nas diversas consultas que estivemos realizando para a confecção deste blog, encontramos uma postagem num site de uma empresa que organiza eventos (segue o link no final deste post) que nos chamou a atenção pela precisão e profissionalismo! Eles começam assim:
“Seja um evento corporativo, social, técnico ou promocional, ele requer tempo, dedicação e muita experiência. Cabe ao organizador trabalhar com fornecedores confiáveis que atendam as necessidades do evento. Listamos alguns itens que podem colaborar com o sucesso do seu evento.
Mailing
É o inicio de tudo, de nada adianta planejar um evento bacana se o mailing da empresa não está atualizado. Os convidados dão o tom da festa.
Convite
Deve ser criativo, impactante e traduzir o perfil do evento.
Espaço
Deve-se analisar a localização, o entorno, as instalações e o conforto a ser proporcionado aos convidados.
Capacidade
O dimensionamento do local é vital. Se o espaço for pequeno para o número de convidados, atrapalha o serviço, se for muito grande passará a imagem que o evento não teve sucesso.
Acessibilidades
Verifique sempre se o espaço tem acesso, e WC para portadores de necessidades especiais.
Buffet
A qualidade é fundamental. Se o orçamento é restrito é preferível optar por um coquetel de bom gosto e qualidade a servir uma variedade de pratos com qualidade duvidosa e sem criatividade.
Estimativa de comida por convidado
Calcule 12 a 15 canapés por pessoa se houver apenas coquetel;
Calcule 5 a 8 canapés por pessoa se houver almoço ou jantar;
Calcule 150 gramas de massa por pessoa se for servi-la como acompanhamento e 200 gramas se for servi-la como prato principal;
Calcule 100 gramas de bolo por pessoa caso não tenha outra sobremesa e 01 bola de sorvete por pessoa;
Considere aprox. 200 gramas de carne ou peixe por pessoa em um almoço ou jantar onde serão servidos outros pratos;
Cuidado com comidas exóticas, certifique-se em servir uma comida que agrade a todos os convidados. Inclua uma segunda opção, uma boa massa resolve.
Cardápio
Para sofisticar o cardápio, muitos buffets denominam os pratos com nomes que você não sabe o significado. Não se intimide, pergunte, afinal você é o cliente e tem o direito de saber o que será servido no seu evento. Muitas vezes o nome é muito mais pomposo que o prato que será servido.
Degustação
Não compre gato por lebre, caso nunca tenha provado a comida do buffet peça para fazer uma degustação, é importante experimentar e avaliar a apresentação.
Bebidas
Uma boa bebida não pode faltar, caso não saiba o que servir, entre em contato com uma importadora de bebidas e peça ajuda. Muitas empresas trabalham em consignação, você pode devolver as bebidas que não foram geladas.
Estimativa de bebida por convidado:
Calcule 01 garrafa de vinho para cada 02 pessoas para um coquetel;
Um litro de whisky serve 10 pessoas;
Quando for servido apenas cerveja, refrigerante e água, calcule 01 garrafa de cerveja por pessoa;
Considere 400 ml de refrigerante por pessoa em uma festa onde serão servidas outras bebidas;
Calcule 200 ml de água mineral por pessoa;
Decoração / Cenografia
A decoração é um item que faz a diferença. Deve estar de acordo com o perfil da festa, ser aconchegante, elegante e refletir a imagem da empresa que oferece o evento. Conheça alguns trabalhos de decoração para eventos no site http://www.oitocenografia.com.br
Limpeza
Os banheiros devem estar limpos durante todo o evento, é importante ter uma pessoa dando suporte em tempo integral. Contrate uma equipe de profissionais, eles providenciam os materiais de limpeza.
Música
Uma boa musica deixa qualquer ambiente mais agradável e acolhedor. Um estilo musical que se ajusta bem a um evento é o Lounge.
Animação
A animação é hoje um dos ingredientes que mais distinguem um evento de sucesso de outro. A animação indicada é aquela que envolve os convidados, existem grupos de percussão que fazem o maior sucesso nos eventos.
Brindes
Todo mundo gosta de um “presentinho”. Mas cuidado com a qualidade do que será oferecido ao convidado / participante do evento. Um ditado antigo diz que o feio é para quem dá e não para quem recebe.
Recepcionistas
São indispensáveis, mas não basta ser bonita, a recepcionista tem que ser simpática e pro-ativa. Não confie em foto, peça para fazer a seleção, foto engana e muito, pode acreditar. É fundamental que alguém da organização do evento treine as recepcionistas e estabeleça as diretrizes.
Aparência
É outro ponto importante. Fique atento com a produção das recepcionistas: cor do esmalte, cabelos limpos, acessórios…
Tempo
O sucesso de um evento depende muito do tempo dedicado aos preparativos. Quando o tempo é restrito, é preferível contratar uma agência de eventos experiente para dar conta do recado.
Preço
É importante definir a verba a ser investida no evento para não perder tempo. Não existe milagre, por menor que seja o evento alguns itens são fundamentais. Cuidado, muitas vezes o barato sai caro e pode comprometer o resultado esperado.
Manobristas
Ofereça o melhor aos convidados, contrate uma empresa idônea para trabalhar no evento. Confira se a empresa oferece seguro e avalie o numero de manobristas.
Gerador
Faça o possível para colocar o gerador, se acabar a energia você sentirá falta. Não corra riscos no seu evento.
Montagem
Não deixe para fazer no dia, monte na véspera, dependendo do tamanho a montagem deve ocorrer com dias de antecedência. A produção do evento deve evitar imprevistos, lembre-se da lei de Murphy.
Controle
Palavra mágica! Nunca perca o controle do evento, é importante que a organização tenha controle de todas as variáveis para gerenciar a montagem. Pode ter certeza que os imprevistos irão aparecer.
Certifique-se
Antes de correr riscos certifique-se da idoneidade dos fornecedores que irão fazer parte da grande “orquestra” a ser gerenciada por você.
Como os eventos ocorrem em tempo real, a agência de eventos responsável pela organização deve estar atenta a todos os detalhes, se um único fornecedor falhar o evento será comprometido. Ao longo de muitos anos trabalhando com eventos você descobre que tudo pode acontecer!”
Elezete Leilões 