Como parte da metodologia necessária para a realização do nosso evento, nos foi solicitado o desenvolvimento de um guia que detalhasse passo-a-passo a produção e a organização de um Leilão.
Pensando nisso, os seguintes post buscam descrever desde o pré-evento, que se mostra comum em certos aspectos quando comparado a outras atividades programadas de/para relacionamento público, até o pós-evento, em que é apresentada a avaliação dos participantes e o agradecimento da presença de todos. Vamos lá, então?
Pré-Evento
Inicialmente, se faz importante questionar o porquê da necessidade de ORGANIZAR um evento. O que seria isso? Segundo Gomes (2006), a organização ou gestão de eventos especiais é a prévia aplicação, organização técnica e administrativa do próprio evento. Para isso, é necessária uma rede pré-determinada de tecnologia e mídia interpessoal, a fim de alcançar os objetivos propostos para tal atividade.
Assim, tem-se a primeira pergunta a ser respondida ao decidir-se pela realização de um evento: Qual(is) o(s) objetivo(s) que pretendo atingir? No nosso caso, o que pretendo com o meu leilão? Talvez, a primeira coisa que passe pela nossa mente seja “Ganhar dinheiro”. Porém, quando pensamos, por exemplo, em leilões beneficentes, o objetivo na verdade é ajudar uma entidade. Por isso, pense com cuidado e esteja bastante atento, afinal, este(s) será(ão) o norte para o desenvolvimento de todo o processo de organização.
Em seguida, outras quatro fases se apresentam: pesquisa, planejamento, execução e avaliação. É nesse momento que dúvidas como “Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todo mundo?” bombardeiam a nossa mente. Calma! Sem desespero [http://blog.sympla.com.br/como-organizar-um-evento-empresarial-em-5-passos/]. Na verdade esse momento é bastante importante e se constitui no que chamamos de Brainstorming, ou seja, vamos por todas as ideias no papel para que, posteriormente, analisemos as melhores opções.
As melhores opções, no entanto, podem não caber no nosso bolso. Por isso, próximo passo, é: MONEY! Qual o orçamento disponível? “Saber o quanto vai gastar é o passo número 1 para o resto do seu checklist: local, localização, decoração, comida, bebida, acessórios (telão, projeção, luzes especiais etc.), cerimonialista, palestrantes, quantidade de convidados…” [http://cursosonline.uol.com.br/assinatura/artigos/marketing-e-vendas/como-organizar-eventos/#rmcl].
Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.
Bom, vamos pensar então no checklist… item por item, considerando a tipologia de evento leilão:
Local: em geral, opta-se pela utilização de auditórios em que as cadeiras já estão distribuídas, há um espaço para coffee break e um palco para a apresentação dos produtos. Porém, nada impede a adaptação de salas amplas e abertas. O que deve ser levado em consideração é o número do público esperado, o que pode exigir áreas maiores ou menores.
Localização: é sempre favorável buscar-se locais de fácil acesso, isto é, próximos a metrôs ou trens, terminais de ônibus ou linhas circulares no entorno. Para aqueles que vão de carro, proximidade de vias conhecidas, porém, sempre evitando tráfegos intransitáveis.
Decoração: os leilões não exigem muito neste quesito. A decoração pode ser um diferencial, mas, se planejada de forma simples e harmoniosa, é suficiente.
Comida e bebida: sugere-se coffee break ou brunch, dependendo, é claro, do horário e quantidade de público esperada. Para isso, pães, bolos, frios, petit fours, café, água, sucos são sempre bem vindos!
Acessórios: telão e projeção são itens opcionais. Em geral, os espaços já disponibilizam esse equipamento, e no evento, eles serão apoios, afinal, na maioria das vezes têm-se os produtos expostos para a apreciação e verificação dos participantes.
Há alguns itens de que não se pode esquecer: martelo, para que o leiloeiro possa finalizar uma seção de lances; catálogo, descrevendo e detalhando sobre os produtos a serem leiloados; no caso do leilão tradicional, placas de lances enumeradas que serão entregues aos participantes; no caso do leilão silencioso, urnas para serem depositadas as fichas de lance, outro item imprescindível.
Cerimonialista: neste caso, o leiloeiro é aquele quem conduzirá todo o evento, apresentando os produtos, organizando os lances e envolvendo os participantes.
Quantidade de convidados: este item é critério específico de cada evento, podendo ser determinado pelo tamanho do espaço, pelo tipo de produto, pelos valores dos lances, e etc.
Tempo: a duração do evento é também adaptável segundo a quantidade de produtos a ser leiloado, a vontade do organizador; por vezes, até mesmo o local influencia tal decisão. Porém, este aspecto é importantíssimo, e acaba por influenciar toda a programação do evento. Portanto, ATENÇÃO!
O aspecto fundamental é que o público esteja presente no evento! Portanto, tomadas as decisões quanto ao checklist acima apresentadas, é necessário investir em promoção e divulgação. Pode-se fazer convite pessoal ou através de meios convencionais, tais como a publicidade em rádio, televisão, mídia impressa, cartazes ou pôsteres. Mais uma vez, dependendo do tamanho e importância do evento, também podemos oferecer conferência de imprensa e entrevistas em diversos meios de comunicação. Lembre-se que a promoção é tão importante quanto a organização do evento, porque se o público não sabe do evento, então o esforço não terá nenhum valor.
Além de todos esses quesitos, é importante que:
- Se faça uma lista de todos os artigos a serem leiloados complementando com informações sobre eles como: onde foram adquiridos, quanto valem, etc. Inclua informações sobre o futuro comprador assim, você garante que ele receba seu produto e confere quanto foi arrecadado posteriormente.
Dica: use programas de computador para organizar esta lista, colocando lacunas para nome, endereço, telefone do doador, descrição e valor do artigo.
Enumere cada produto. Utilize etiquetas adesivas comuns, disponíveis em papelarias. Se forem produtos similares, ficará mais fácil de organizá-los. O número da etiqueta deve ser o mesmo do artigo na lista.
- No caso do leilão silencioso, as fichas de lance devem conter o nome, uma breve descrição e o valor do artigo, incluindo o lance mínimo (normalmente 20% do preço de mercado) caso seja esta a modalidade*. Deixe espaço para o nome e telefone de contato do comprador assim como para o valor proposto.
Dica I: em algumas variações dessa modalidade* é estabelecido um aumento mínimo entre as ofertas. Normalmente são: R$1,00 para produtos de até R$50,00; R$2,00 para produtos de R$ 50,00 a R$100,00 e R$5,00 para produtos com valor acima de R$100,00.
Dica II: em algumas variações dessa modalidade* é interessante colocar a opção “compre agora” para caso alguém tenha de ir embora antes do término do evento e esteja disposto a pagar o valor estipulado como meta.
- Faça uma lista dos materiais necessários e vá às compras.
Dica I: tente comprar os materiais em uma loja com boa política de trocas, assim você pode comprar tudo em quantidades extras e o que não for usado, poderá ser trocado posteriormente.
Dica II: se faltar algo de última hora certifique-se de que a pessoa a fazer as compras possui algum meio de comunicação com alguém presente no evento.
Dica III: se a loja requer cadastro para realizar a venda, lembre-se disso ao enviar alguém para comprar algo de última hora.
- Dependendo do tamanho do evento, consiga voluntários. Eles são necessários para que se dividam entre as tarefas: organização do espaço; monitores para fechar as mesas no horário combinado e conferir se tudo foi cumprido conforme o combinado; uma tesouraria para organizar as fichas de lance e coletar o dinheiro dos compradores e; uma equipe de limpeza.
Dica I: é importante que saibam as regras do leilão e para quem perguntar caso surjam dúvidas.
Dica II: durante o evento é interessante que possam se diferenciar pelas suas vestes (uniforme).
- Deixe expostos todos os artigos e fichas de lance para que todo o público os veja, próximos a suas urnas (devidamente identificadas).
Dica I: use a criatividade, exponha-os pendurados nas paredes, em cavaletes ou como melhor decidir.
Dica II: cuide para que as fichas e urnas estejam próximas ao artigo, identificando-os com números iguais.
Dica III: deixe um voluntário encarregado de fazer fichas para os artigos que faltarem.
- Faça uma lista de todo o Staff disponível, bem como das tarefas e ocupações que precisam ser realizadas/preenchidas. Abaixo, temos algumas sugestões de cargos e funções que utilizaremos no nosso evento:
Mestre de Cerimônias/Leiloeiro
• Descrição dos produtos
• Coordenação dos lances
Auxiliar do leiloeiro
• Apresentação/Amostragem do Produto
• Anotação do “ganhador”
Fotógrafa
• Fotografia geral do evento
Recepcionistas (3 pessoas)
• Entrega dos “Guests”
• Entrega das plaquinhas para o leilão tradicional
• Recepção dos convidados
• Recolhimento das Avaliações
Supervisor (a) do Buffet
• Organiza e controla a mesa do Buffet
• Repõe produtos em falta
Orientador (a) de Produtos (3 pessoas – por categoria de leilão)
• Organiza a mesa dos produtos a serem leiloados por categoria
• Tira dúvidas durante o evento sobre os produtos
Auxiliares do Leilão Silencioso (3 pessoas)
• Contar as fichas após os lances
Coordenadora Geral
• Coringa durante todo o evento
• Responsável por resolver “pepinos” de última hora
- Comece a organização cedo. É preciso tempo para organizar o local assim como lidar com possíveis imprevistos.
Dica: solicite que alguém esteja disposto e preparado para ir às compras de última hora.
- “Você deve pensar sempre na lei de Murphy quando vai organizar um evento. Então, não deixe nada para a última hora. Esforce-se para montar tudo antes do dia do evento, não no dia. Esteja sempre adiantado em relação ao tempo. Ele pode ser seu amigo ou inimigo” [http://cursosonline.uol.com.br/assinatura/artigos/marketing-e-vendas/como-organizar-eventos/#rmcl].
Após o término da leitura deste post, você deve ter percebido que o pré-evento é a parte mais complexa e a que exige mais atenção. Por outro lado, uma vez concluída essa etapa de forma eficiente, o resto do processo transcorre de maneira mais tranquila e ordenada. O momento mais esperado, no entanto, ainda está por vir… Preparado (a)?
Equipe Elezetê Leilões
Fonte: http://pt.m.wikihow.com/Organizar-um-Leil%C3%A3o-Silencioso e adaptado por Elezetê Leilões – Equipe Leilão Silencioso.
Elezete Leilões 