Guest comment

Na disciplina de Eventos do curso de Lazer e Turismo da EACH-USP, esta é a primeira vez que um Leilão é realizado. Desta forma não temos exemplos anteriores do que seria interessante reproduzir ou do que não fora bem sucedido em um leilão criado pelos alunos.

Nós, da Elezetê Leilões acreditamos, portanto, que o mais importante é experimentar diversos modelos de leilão (e não só o tradicional). Além disso, pretendemos registrar as opiniões dos participantes, por meio do guest comment.

Fonte: http://www.ferncitadelhotel.com/images/guest-comment-banner-img.jpg

Como o próprio nome sugere, o guest comment é o comentário, a opinião do convidado. Muito utilizados em hotéis, eles servem de feedback para que os erros não passem em branco e possam ser solucionados rapidamente. Ele pode ser respondido da maneira que o convidado desejar. O seu formato varia: alguns colocam notas de 0 a 10, outros têm a opção de assinalar o que gostaram ou até mesmo deixar um comentário no final. No caso do leilão, pretendemos fazer um levantamento de todos os comentários e repassar os resultados para a professora, a fim de que possam ser utilizados para sugestões do que funciona ou não (ao longo do planejamento do evento tivemos grandes dúvidas, como o uso do dinheiro real ou não, o local, adoção de ingresso etc. e após a sua realização, com o auxílio do guest comment poderemos ter uma noção dos pontos que podem ser melhorados em eventos futuros).

tipos de montagens em eventos

A montagem a ser feita em um evento sempre vai variar de acordo com os diferentes tipos de eventos, como: conferência, cocktail, buffet, festas privadas (casamentos, aniversários), festas de empresas (seminários, reuniões, festas de funcionários, festa de estado, jantar de gala, festa de embaixada), leilões, entre muitos outros.

Para um resultado positivo do serviço a ser prestado, o evento deve ser bem planejado e ter sua execução organizada. Como sabemos, o desejo do cliente tem que ser atendido da melhor forma possível. Para que ambas as partes fiquem satisfeitas com o resultado, é preciso que sejam esclarecidos todos os detalhes.

Os tipos de montagens mais utilizados em eventos são:

• AUDITÓRIO:

Imagem disponível em: http://espacofiteventos.files.wordpress.com/2013/05/sala_treinamentos_espac3a7o_fit_eventos_100m2_auditc3b3rio.jpg

Este arranjo é apropriado para palestras a grupos maiores ou sessões plenárias. Como utiliza apenas cadeiras, pode-se colocar um número muito maior de pessoas na sala. Ideal para atividades onde exista pouca ou nenhuma necessidade de tomar notas. No caso desta necessidade, pastas duras ajudam como apoio. É um formato muito utilizado em eventos de leilões.

• FORMATO EM U:

Imagem disponível em: http://espacofiteventos.files.wordpress.com/2013/03/sala_treinamentos_espac3a7o_fit_eventos_50m2_u_com_mesas.jpg

Este arranjo informal é mais adequado para grupos menores, permitindo que os participantes façam anotações e façam discussões em grupo. O formato em U incentiva a participação e facilita o movimento do instrutor entre os presentes; é recomendado principalmente em treinamentos conceituais quando o facilitador pode ter um contato mais próximo com todos os participantes. Também potencializa a utilização do espaço central em atividades físicas, jogos ou dinâmicas. Uma opção é utilizar o U somente com cadeiras, o que libera mais espaço ainda, e deixa as pessoas sem a “defesa” que a mesa proporciona. Esta variação deve ser usada quando o grupo terá uma grande interação ao longo do treinamento, onde barreiras devem ser removidas, começando simbolicamente pelas mesas.

 

• FORMATO ESCOLAR:

Imagem disponível em: http://espacofiteventos.files.wordpress.com/2013/02/sala_treinamentos_espac3a7o_fit_eventos_40m2_escolar.jpg

Este layout utiliza mesas e cadeiras dispostas em fileiras como de escolas.

• ESPINHA DE PEIXE:

Imagem disponível em: http://espacofiteventos.files.wordpress.com/2013/04/salas-para-treinamento-sp-100m2-pos-5-53-pessoas-espinha-de-peixe-espac3a7o-fit-eventos.jpg

Este layout utiliza mesas e cadeiras dispostas em fileiras sendo que em relação ao corredor central, estas estão em ângulo, o que permite que os participantes sentados no fundo da sala tenham uma boa visão de todos e sintam-se mais envolvidos no treinamento. Ele permite que os participantes utilizem notebooks, vários materiais impressos e que participem de exercícios em grupo. É usado principalmente para palestras e treinamentos muito conceituais praticamente sem dinâmicas.

• MESA REDONDA:

Imagem disponível em: http://espacofiteventos.files.wordpress.com/2013/02/sala_treinamentos_espac3a7o_fit_eventos_40m2_mesas_redondas.jpg

Este arranjo funciona melhor quando exercícios em grupo constituem a maior parte do treinamento. Dimensione o diâmetro das mesas pelo número de pessoas em cada subgrupo.

 

• IMPERIAL:

Imperial em reunião
Imagem disponível em: http://www.ihg.com/hotelmedia/repository/hotelimages/SAOSB/MTGEV_MEET_2_E.jpg

Imperial em casamentos
Imagem disponível em: http://www.paulofrota.com.br/blog/wp-content/uploads/2013/07/casamento-niter%C3%B3i-fot%C3%B3grafo-solar-imperial-67-de-135.jpg

Imperial como painel em palestra (também conhecida como Mesa Diretora)
Imagem disponível em: http://blog.eventioz.com.br/wp-content/uploads/2012/11/Estrado1.jpg

Essa montagem pode ser utilizada tanto para refeições, ou reuniões de diretório com uma reduzida quantidade de participantes.

Também se utiliza como estrado para um painel em uma palestra, para a cerimônia de abertura de um congresso ou como mesa principal em um casamento (onde se encontram os noivos e os padrinhos).

Equipe Elezetê Leilões – Equipe Operacional

REFERÊNCIAS:

http://www.mapadeeventos.com.br/me/informativo/arquivos.php?id=3&modo=visualizar

http://gastronomiahoje.blogspot.com.br/2013/07/departamento-de-banquete.html

http://blog.eventioz.com.br/2012/12/mais-estilos-de-montagem-para-seu-evento/

Coffee Break – Como fazer o orçamento

Ao contatar possíveis fornecedores para solicitar um orçamento é importante fornecer algumas informações chaves, como:

· Data

· Horário (considere sempre uns 15 ou 20 minutos de antecedência do horário original)

· Número de pessoas

· Local

· Tipo de evento (Formal: Louças e vidros; ou Informal: Descartáveis)

Após receber os orçamentos é necessário observar alguns aspectos para não ser surpreendido na “hora H”. A partir de um único tipo de orçamento você pode fazer comparações que antes não daria pra fazer. Exemplo:

O “fornecedor A” cobra por seus serviços o valor de R$ 10,00 por pessoa (sim, a maioria das empresas cobram por número de pessoas no evento), já o “fornecedor B” cobra R$ 18,00 por pessoa.

O que você deve analisar para descobrir o porquê de tamanha diferença?

Vamos supor que o “fornecedor A” irá servir em seu evento suco em pó, e o “fornecedor B” o suco a ser servido é néctar, aquele de caixinha (embalagem Tetra Pack), por isso da diferença de preço.

Viu? Essas comparações lhe ajudarão a ser mais justo no momento da escolha. Após saber essas diferenças cabe a você analisar qual atende melhor suas necessidades. Se é o “fornecedor A” com um preço mais em conta ou o “fornecedor B” com uma qualidade melhor.

Citaremos abaixo uma lista do que você pode observar no orçamento para chegar a uma conclusão:

A marca dos produtos oferecidos (Dell Vale, Coca-Cola…):

É importante pelo mesmo motivo do exemplo citado acima, se você faz questão de ter em seu evento, bebidas e comidas de determinadas marcas, você precisa avisá-los. Alguns podem fazer a cotação baseados em marcas conhecidas, porém, que não sinônimos de primeira linha, por exemplo, Pepsi o invés de Coca-Cola.

A quantidade de cada item considerada no orçamento:

Esse fator também influencia no valor final do orçamento, ele também pode ser o critério que dará diferenças significantes nos orçamentos concorrentes. Certifique-se que todos os orçamentos que recebeu especificam a quantidade de cada produto a ser servido,  essa é uma forma de você se assegurar que não faltará comida em seu evento.

Se os utensílios, toalhas e mão de obra para arrumar a mesa do coffee estão inclusos:

Muitas empresas cobram esses itens à parte, mais você só fica sabendo praticamente na hora em que estiver acontecendo o seu evento, aí já é tarde pra falar que não precisa desses detalhes.

Se a empresa pode emitir nota fiscal:

Se você está realizando um evento por uma organização, provavelmente terá que prestar contas á alguém ou a um departamento. Por isso da importância da Nota Fiscal como um documento de prestação de serviço e também um documento para estar em dias com as obrigações fiscais de sua empresa.

Se a empresa possui alvará de funcionamento da vigilância sanitária:

Esse item, praticamente 90% das empresas que realizam eventos em suas sedes não procura saber se o fornecedor possui. Mas deveriam buscar, é um comprovante que o fornecedor pratica todas as normas de segurança no momento da produção dos alimentos a serem consumidos. Peça uma cópia desse alvará juntamente com o orçamento e leve esse item como um ponto positivo para a empresa que tiver.

Procure a respeito da empresa na internet:

Dar uma “zapeada” na internet em busca de informações sobre as empresas, ajuda a evitar surpresas desagradáveis, como a contratação e o não aparecimento da empresa no momento do evento. Certifique-se que não tenha nenhuma reclamação dessas empresas circulando pela internet. Se tiver, leve em consideração a solução proposta pela empresa, problemas acontecem e o mais importante que o problema é o que fazer para solucioná-lo

Todos esses detalhes farão você se sentir mais confiante no momento da contratação.

Procure sempre procurar referências sobre a empresa, as redes sociais como Facebook e Twitter são ótimas ferramentas.

Agora você já tem algumas noções de qual é a melhor forma de se organizar um coffee break a altura de seus convidados.

Equipe Elezetê Leilões – Equipe Operacional

REFERÊNCIAS:

http://pekdek.com.br/cardapio-para-coffee-break/

http://www.doncaorle.com.br/como-fazer-um-coffee-break.html

http://levedocura.com.br/eventos/coffee-break/

Coffee Break

Você já se perguntou de onde surgiu a ideia de se reunir em volta de uma “mesa” para socializar?

Pois bem, fomos à busca de possíveis explicações e veja o que foi descoberto:

“O comportamento alimentar do homem não se diferenciou do biológico apenas pela invenção da cozinha, mas também pela comensalidade, ou seja, pela função social das refeições. A cocção (cozimento) do alimento adquiriu enorme importância nesse plano, por favorecer as interações sociais. Logo, a carne fresca, a bebida fermentada, o sal e o azeite tornaram-se características das festas e das relações de boa convivência e símbolos das relações de amizade. No início do terceiro milênio, o comer e beber juntos além de fortalecer a amizade entre os iguais servia para reforçar as relações entre senhor e vassalos e mesmo os acordos comerciais entre mercadores eram selados na taberna, diante de uma “panela”.

Nota-se uma grande familiaridade com o praticado nos dias de hoje. Então pode-se dizer que essas “socializações” em volta de uma “panela” como cita o texto, foram os primeiros Coffee Breaks da história. O Coffee Break não é somente uma pausa para relaxar e tomar um cafezinho entre as palestras, treinamentos e reuniões. É o momento onde trocamos ideias, entendimentos, fechamos parcerias para daí, então, surgir um networking.

O nome é em inglês, mas a prática se tornou muito comum aqui no Brasil, já que todos adoram tomar aquele cafezinho e comer algumas guloseimas.

O lanche deve ser servido nos intervalos e se enquadra tanto nas pequenas reuniões de negócios, como também em diversos tipos de eventos. Entre amigos também vale fazer um coffee break, quando são realizados encontros.

Escolher bem o cardápio é fundamental para que tudo esteja gostoso e a pausa seja bem avaliada pelos participantes. É claro que dependendo do tipo do evento e da reunião as opções do Coffee Break ficam mais sofisticadas, mas o bom e velho café com leite não pode faltar.

O melhor é que tudo já esteja preparado pelo menos quinze minutos antes do fim da reunião, do evento ou da pausa, assim caso o tempo adiante ou demore mais um pouco não há correria e problemas.

Caso haja a necessidade, a contratação de garçons e garçonetes nunca é demais, mas lembre-se de escolher profissionais bem preparados, para que não cometam nenhuma gafe ao servis os participantes do evento.

Foto disponível em: http://hagarrameventos.com.br/wp-content/blogs.dir/5723/files/c/4.jpg

SUGESTÕES DE COMO MONTAR SEU COFFEE BREAK:

Coffee Break Básico:

Indicado para recepções em diversos tipos de eventos, como Apresentações, Palestras, Convenções e Reuniões. Possui Itens mais básicos e duração menor:

· Café
· Suco Natural / Refrigerante
· Mini Pão de Queijo (3 por pessoa)
· Bolo pedaço (1 Por pessoa)
· Mini Sanduiche (1,0 por pessoa)

Coffee Break Especial:

Coffee Break recomendado em intervalo de cursos ou palestras; já que o seu período de duração é curto. Nada melhor que um bom café para despertar e um apetitoso lanche:

· Café
· Suco Natural / Refrigerante
· Mini Pão de Queijo (5 por pessoa)
· Salgadinhos Simples (3 por pessoa)
· Salgadinhos Finos (3 por pessoa)
· Mini Sanduiche (1 por pessoa)
· Salada de Frutas

Coffee Break Completo:

Coffee Break recomendado para reuniões já que o seu período de duração é maior, assim como a diversidade de produtos oferecidos.

· Café
· Suco Natural / Refrigerante
· Bolo Gelado (1 por pessoa)
· Salgadinhos Simples (2 por pessoa)
· Salgadinhos Finos (4 por pessoa)
· Salgadinhos Frios (2 por pessoa)
· Mini Sanduiches Especiais (1,5 por pessoa)
· Mini Mousse ou Salada de Frutas c/ sorvete
Gostou? Então aguarde mais informações sobre como montar seu coffee break nos próximos posts!

Equipe Elezetê Leilões – Equipe Operacional

REFERÊNCIAS:

http://pekdek.com.br/cardapio-para-coffee-break/

http://www.doncaorle.com.br/como-fazer-um-coffee-break.html

http://levedocura.com.br/eventos/coffee-break/

Local do Evento

Ao planejar um evento de qualquer tipo, é essencial pensar num local apropriado para realizá-lo. E são vários os fatores que influenciam na escolha: o público alvo, a acessibilidade, o número de convidados e o tipo de evento (pode ser num lugar aberto, um anfiteatro, um salão de exposições, com infraestrutura mais específica etc.).

No caso de um leilão é importante que seja um local confortável com boa iluminação, pois pode levar algumas horas; precisa ter espaço para cadeiras e uma boa acústica. Além disso, o convidado precisa sentir-se bem acomodado e recebido para hospitalidade do local. Indicam-se bebedouros e/ou copos d’água e tomadas disponíveis e, dependendo do tipo de leilão, computadores e/ ou telefones também.

Para o nosso leilão ainda estamos resolvendo o local mais apropriado que tenha disponibilidade, já que não há flexibilidade de datas. No caso de locais abertos, como as praças da Cidade Universitária haveria necessidade de contatar a Prefeitura do Campus. 

Nossas Frentes de Trabalho

No dia 23/abr, nossa Equipe Elezetê Leilões esteve mais uma vez em reunião decisiva nas ações a serem tomadas para que nosso leilão ocorra da melhor forma possível e para que nossos clientes satisfaçam-se com nosso serviço.

Decidimos que nossa equipe será dividida, inicialmente, em algumas frentes de trabalhos mais generalizantes, que compreendem tópicos gerais do trabalho e algumas mais especificas que ficarão responsáveis pela organização de cada um dos leilões.

Como assim “cada um dos leilões”? Nossa equipe é bem grande, tem catorze pessoas, assim pensamos ser possível fazermos mais de um leilão – faremos três, na realidade. Quais são esses tipos? Tradicional, Silencioso e On-line, os quais serão explicados em postagens futuras. Decidimos isto, visto que o leilão não é um evento muito comum no cotidiano de nossos colegas e, dessa forma, eles terão contatos com todos estes tipos.

Então, temos a seguinte divisão:

 

No operacional

Marina Siqueira Cesar

Mariana Gonçalves de Souza

Luciana Duarte

Daniela Raucci

 

No marketing

Camila Alberto Augusto

Julio Souza

 

No Leilão Tradicional

Carolina Moreira

Jessica Huang

Bárbara Mazzeti

 

No Leilão Silencioso

Kareen Caldeira

Bárbara de Oliveira

Stephannie Tie

 

No Leilão On-line

Caroline Nery

Cinthia Casimiro

Planejamento operacional de um evento

Quando se pensa em planejamento, temos como definição o ato ou efeito de planejar; criar um plano para aperfeiçoar o alcance de um determinado objetivo. Planejamento é importante para a execução de quaisquer atividades. Na realização de um evento planejar é crucial.

O sucesso de um evento é obtido através de organização. Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser planejado com muita cautela. O planejamento faz com que o evento seja realizado com sucesso, independente de situações inesperadas.

O planejamento operacional de um evento vem a ser a formalização de objetivos e procedimentos a serem seguidos. Consiste em estabelecer o que deve ser feito, quando e como fazer, quem irá fazer e em qual sequência.

Pra se ter uma ideia de como é feita a parte operacional, dividimos em “quatro passos”. O primeiro passo é analisar os objetivos, o que quer se atingir com esse evento e elaborar um plano operacional. O segundo passo é o planejamento do uso do tempo, elaborando um cronograma a fim de estipular prazos e metas; assim podendo controlar a evolução do evento. O terceiro passo é o planejamento de recursos, quais recursos serão necessários para realizar esse evento (devem ser incluídas todas as informações e custos financeiros). O quarto e não menos importante é a avaliação dos riscos, o que será feito caso alguma coisa não saia como o planejado.

Quando se coordena operacionalmente um evento, os detalhes são diversos. Cada área do planejamento necessita de muita cautela, pois a falta de uma delas pode vir a ser prejudicial para todo o evento.

Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser cuidadosamente planejado e operacionalizado; dessa maneira você estará a apenas um passo do sucesso de seu evento.

 

REFERÊNCIAS:

PEROBA, Luís Emanuel. Planejamento operacional. Universidade Católica de Pernambuco.Disponível em <http://www.unicap.br/luis_peroba/Capitulo8-Planejamento_Operacional.pdf&gt;. Acesso em 09 de Maio de 2014.

SISTEMA EVENTOS. Como planejar um evento. <http://www.sistemaeventos.com/como-planejar-um-evento/>. Acesso em 09 de Maio de 2014.

SYMPLA BLOG. Como fazer o orçamento do seu evento e qual a sua importância? <http://blog.sympla.com.br/como-fazer-o-orcamento-do-seu-evento-e-qual-a-sua-importancia/>. Acesso em 09 de Maio de 2014.

SYMPLA BLOG. Como fazer um evento corporativo de sucesso. <http://blog.sympla.com.br/como-fazer-um-evento-corporativo-de-sucesso/>. Acesso em 09 de Maio de 2014.

O que são eventos

Fazendo uma festa de aniversário, planejando um encontro entre amigos ou preparando um almoço de feriado em família. A organização de eventos em nossa vida sempre está presente, mesmo que não os percebamos neste sentido. Um evento pode ter diferentes objetivos: social, cívico, econômico, folclórico, histórico, científico, técnico, cultural, religioso, esportivo, popular, etc. E sua organização envolve etapas que ocorrem processualmente e que parte, antes de tudo, da determinação de um objetivo: se é um casamento, aniversário, festival, formatura…

Mesa organizada para um evento social em um buffet.
Disponível em: http://eventosmdn.com.br/web-files/img/tmp/works/decor7.jpg

 

Mas, você sabe de onde vem isso?

O primeiro grande “evento” organizado que se pode datar é a Primeira Olimpíada em honra a Zeus, realizada pelos gregos no ano de 776 A.C. A partir de então, outras competições de caráter esportivo como os Jogos Píticos, realizados em Delfos em homenagem a Apolo ou os jogos Nemeus realizados em Neméia em honra a Hércules passaram a ocorrer com frequência na Grécia.

Em meados dos anos 70 A.C., no apogeu da prosperidade econômica da Roma Antiga, o povo de Pompéia assistiu a criação de um grande anfiteatro no qual ocorriam exibições de habilidade incomuns – mais tarde classificadas como circenses –, as quais impulsionaram a criação do Circo Máximo de Roma. Reconstruído por ordem de Julio César, depois de um grande incêndio, neste circo nasceu o tão famoso Coliseu e, nele, passaram a acontecer também festas de todos os tipos.

No século XIX, os eventos passaram a ter um caráter mais profundamente comercial. Assim, surgiram as grandes feiras, organizadas geralmente uma vez por ano. Elas eram grandes acontecimentos sociais, com festas e competições de intensa atividade econômica, e cuja origem se deu nos espaços urbanos das cidades.

No Brasil, o primeiro grande evento realizado em local apropriado para a realização de eventos, de que se tem conhecimento, foi um baile de carnaval, no ano de 1849 no Rio de Janeiro. No entanto, segundo registros do Ministério da Indústria e Comércio, no país, a organização de eventos surgiu com a realização de feiras ao ar livre semelhantes às feiras que ocorriam na idade média, nas quais os comerciantes montavam barracas para vender seus produtos. Sabe-se que, a primeira feira a realizar-se no Brasil foi a Exposição Nacional, no Pavilhão de feiras da Praia Vermelha, em 1890. Mas foi só a partir da década de 1950 que o país vivenciou grande expansão deste setor de feiras comercias e, como, consequência o surgimento das primeiras entidades e associações especializadas no planejamento e execução desta área.

 

Fontes:

http://turismoinformativo.blogspot.com.br/2008/03/impotncia-e-histria-dos-eventos-grcia.html

http://www.upf.br/seer/index.php/ser/article/download/1792/1195.